U gužvi sam, čujemo se neki drugi dan. Haos je na poslu vidimo se za vikend. Nemam vremena danas nikako, hajde za vikend… I tako u nedogled. Siguran sam da vam se to desilo više puta, ili poznajete nekoga sa sličnim izgovorima.
Knjiga koja je meni promenila način na koji sam do tada organizovao svoje vreme, svoje radne ali i lične zadatke je Getting Things Done, autor David Allen.

Namerno sam napisao naziv na engleskom jeziku, domaći autori su preveli nesrećno naslov “Ključ za uspeh”, iz tog razloga sam prvi put videvši ovu knjigu i preskočio čitanje jer mi se nije dopala na prvi pogled. U krajnjem slučaju nećete pronaći ključ za uspeh, već ćete naučiti kako da organizujete svoj dan na najefikasniji mogući način.

Autor knjige Dejvid Alen proglašen je za jednog od najuticajnijih mislilaca na temu produktivnosti. Tvorac je metode Getting Things Done, koja je danas široko rasprostranjena. Magazin Tajm je njegovu knjigu proglasio najboljom knjigom decenije kada je ova oblast u pitanju. Knjiga “Getting Things Done” prodata je u više od dva miliona primeraka i prevedena je na 30 jezika.

Kroz recenziju knjige objasniću osnovne pojmove i metode koje autor opisuje, pokušaću da objasnim GTD (Getting Things Done) sistem, proći ćemo osnovne korake kao uvod u što bolju organizaciju i planiranje vremena. U narednom članku objasniću kako sam ja implementirao sistem i kako ja organizujem svoj dan kroz alat Evernote.

Za koga je ova knjiga? Potpuno je nebitna profesija i čime se bavite, ako ste pod stalnim stresom zbog prenatrpanosti obavezama, stalno imate potrebu da dan traje 48h, osećate pritisak zbog svih neodgovorenih mejlova, imate gomilu nerealizovanih ideja, teško se snalazite u gomili papira i beleški koje ste vodili… ova knjiga je za sve vas.

Čitajući knjigu na početku studija, u tom trenutku nisam baš bio oduševljen time da moj život bude jedna dugačka to-do lista koja će mi pokazati “šta je sledeće”, jednostavno imao sam luksuz da kažem “mrzi me” to ću sutra. Međutim, sada kada poslovne obaveze moraju da se završavaju, pored nekoliko paralelnih i par projekata “sa strane”, prosto nemam taj luft da nešto ostavim da visi u vazduhu. U trenucima kada je “burnout” bio skoro pa izvestan, počeo sam da je čitam po drugi put, tada sam shvatio koliko stvari sam zapravo radio pogrešno i šta je to što će mi pomoći da budem produktivniji, da obavljam čak i više zadataka za isto vreme, a da pritom stres i pritisak svedem na najmanji mogući nivo.

Postoji pet koraka koje autor opisuje kao početne GTD korake u savladavanju tehnike veće produktivnosti uz što manji stres. To su: Sakupljanje; Obrada; Organizacija; Pregled; Obaviti (Collect, Process, Organize, Review, Do).

Sakupljanje – Collect

Prvi ali i najvažniji korak je sakupljanje. Uzmimo situaciju da do sada nemate nikakav sistem u organizaciji svog email inboxa (možete sve ove tenhnike primeniti na bilo koju drugu situaciju, ovde ću opisati najjednostavniju), prvi korak je da na jednom mestu sakupite sve nepročitane mejlove, sve mejlove koji nisu još uvek odgovoreni, zapravo sve one poruke koje čekaju da uradite nešto sa njima. Da li ćete štampati sve mejlove pa sakupiti na jednoj gomili, ili ćete koristiti tehnologiju i neki alat apsolutno je svejedno, bitno je da alat koji odaberete za sakupljanje svih infomacija dalje koristite i budete konzistentni kroz ceo proces (ja koristim Evernote).

Obrada – Process

Nakon što smo sve informacije i nedovršene zadatke (u ovom slučaj mejlove) sakupili na jednom mestu (nazovimo to mesto “glavni folder”), krećemo sa obradom podataka. Jako bitno je posvetiti svakom mejlu dovoljno pažnje da razumemo šta on zapravo predstavlja, kako bi znali šta da uradimo sa njim. Da li znamo šta je taj mejl, tj. da li znamo da je izvodljiv?

Ako je odgovor “Ne”, postoje tri puta, ili ide u smeće, ili ako je nešto nam nije trenutno bitno već hoćemo time da se bavimo nekada u budućnosti (npr. pristigli newsletter za zimovanje neke turističke organizacije) onda odlažemo u folder “jednog dana”, ili ako je mejl neka referenca na koju ćemo se stalno vraćati (npr. follow-up klijenta) onda ide u folder “referenca”.

Ako je odgovor “Da”, to znači da je izvodljivo i da u tom trenutku trebamo nešto uraditi sa njim. Ovde dolazimo do tri moguća koraka koji su meni zapravo bili jako korisni: Uraditi, Delegirati, Odložiti. 1) Ako je za sledeći korak potrebno manje od dva minuta, uraditi odmah u trenutku kada ste shvatili šta je potrebno uraditi. 2) Ako je potrebno više od dva minuta i izvršenje tog zadatka zahteva još neku osobu koja bi trebala da učestvuje u tome, ili zadatak jednostavno nije za vas, delegirati odgovornoj osobi. 3) Ako je potrebno više od dva minuta a samo vi možete da obavite taj zadatak, onda ga stavljate u folder “sledeći koraci“, odlažete u tom trenutku i odredite vreme kada je izvršenje najefikasnije.

Organizacija – Organize

Obradili smo sve sakupljene informacije (mejlovi, zadaci…), sledeći korak je organizacija svega što se nalazi u folderu “Sledeći koraci”. To su stvari koje moraju da se urade sada ili u nekom trenutku. U ovom koraku segmentiramo svaki zadatak tamo gde treba da pripada, grupišemo u neke logične celine. Recimo mejlovi 1, 2 i 3 vezani su za projekat A, mejlovi 4, 5 i 6 vezani su za projekat B, mejl 7 je referenca koja je vezana za projekat A, mejl 8 je zapravo poziv za poslovni ručak tog i tog dana (njega stavljamo u kalendar da nas blagovremeno obavesti)… i tako sa svim zadacima koje imamo u folderu “sledeći koraci”.

Pregled – Review

Ako primetite još uvek nismo počeli sa konkretnim izvršavanjem niti jednog zadatka (osim ako nisu trajali manje od dva minuta) a već imamo sređen inbox, nemamo razbacane mejlove, znamo šta se gde nalazi, organizovali smo sve sledeće korake u logične celine, ostaje nam sada još jedan korak pre nego što krenemo zapravo sa izvršavanjem postavljenih zadataka. Da bismo videli šta radimo sledeće moramo da imamo jasan i konstantan pregled “celog terena”. Ne vredi nam ništa što smo sve zapisali ako to nikada kasnije ne pogledamo. Pregled zavisi sada od toga kakav je vama radni dan, koliko promena imate tokom dana, itd. Ja recimo imam dnevni pregled (na koji se vraćam više puta u toku dana), nedeljni pregled, mesečni pregled.

Dnevne preglede imam ujutru pre početka radnog dana kako bih video šta je sledeće što ću raditi, takođe imam pregled nakon svakog sastanka ili neke pauze, jer tada mogu da vidim ako se otvorio vremenski luft da uradim nešto sa liste sledećih koraka, i pregled na kraju dana kako bih imao sliku šta je ostalo uraditi i kog je obima.

Nedeljne preglede imam obično petkom na kraju dana ili u nedelju uveče. Tada pregledam prethodnu nedelju, koliko je bila uspešna ili ne, prebacim nezavršene stvari za narednu i pregledam narednu nedelju kako bih optimalno rasporedio zadatke i sledeće korake.

Mesečne preglede imam uglavnom za privatne stvari koje su dugoročnije ili zahtevaju više planiranja (npr. kupiti automobil, planirati letovanje, planirati skakanje padobranom :)…)

Obaviti – Do

Poslednji korak je egzekutorski. U ovom trenutku pod minimalnim ste stresom, nemate “težinu” na leđima zbog toga što ne znate koliko toga imate da odradite, koliko će to vremena da vam oduzme, kada ćete sve stići da završite. Jedina stvar koja vas sada zanima je: Kog su konteksta zadaci? Vreme kojim raspolažete? Koliko ste iscrpljeni (koliko još energije imate)? Koji su vam prioriteti? Ako to znate onda krenete redom u izvršenje svih sledećih zadataka.

Svi ovi koraci mogu da se prikažu sledećim dijagramom:

Ovo su osnovni koraci GTD sistema, samo smo zagrebali površinu, u narednom članku ćemo videti kako sve ovo da konkretno primenimo na nekom projektu i kako da zapravo sve ovo implementiramo u neki sistem.

Ako vas je tekst bar malo zaintrigirao, toplo preporučujem da pročitate knjigu jer će vas mnogo detaljnije upoznati sa svim tehnikama i savetima. Pomoći će vam da budete mnogo efikasniji, produktivniji, a najvažnije od svega osetićete olakšanje jer će teret na leđima biti mnogo lakši.

Ako znate koji je vaš sledeći korak, potrebno je samo da zavežete pertlu i zakoračite.

Siguran sam da imate pitanja, pa budite slobodni da započnete diskusiju u komentarima.